イベントの進行管理でお悩みのあなたへ～後編～
汗ばむ陽気に、夏本番が近づいていることを感じる時期ですね。
前編に引き続き、イベントを計画・実施するまでの間で発生するお悩みをタイミングごとに取り上げ、解決方法をご紹介していきます。
今回は、「準備」「当日(実施期間中)」「アフターフォロー」に焦点をあてています。
目次
1.準備
Aさんの場合
Aさん
限られた予算の中で、できるだけ特別感を演出することは、難しい反面こだわりがいのあるポイントではないでしょうか。
プレゼント自体を豪華にする、というのも一つの手段ですが、オススメは「梱包資材をアレンジする」ことです。個人でプレゼントを贈る際、おしゃれな包装紙やリボンでラッピングするのと同じように、開ける前から「特別感」のある見た目にできたら素敵ですよね。
最近では、通販サイトでの購入品などがシンプルなダンボールで届くことが多い中、カラフルなダンボールや緩衝材を使うだけでも「開けるときのワクワク感」を大きくすることができます。
制作期間や予算のご相談を承るだけでなく、試作品・サンプルでイメージを共有しながらご提案いたします。
Aさん
複数のアイテムをただ詰め合わせるだけというのも、つまらない気がする…」
当社社員
その他、通常のダンボールで梱包した中にオリジナルデザインの熨斗をつけた化粧箱を入れたり、既製サイズの缶に印刷を施して複数のアイテムを詰め合わせたりなどの手段を取ることも可能です。
緩衝材にも、色付きのものやハート型のものなど一風変わったものがありますよ！」
Bさんの場合
Bさん
必要なものは全て準備をしていたつもりでも、いざイベントが近づいてくると色々不足していることに気づいた…なんて経験はありませんか？
「壁に貼る掲示物は完璧だけど、サンプルの横に置く説明文はどうしよう…！」
「名刺を増刷するのを忘れていた！手元にもあんまり残ってない…！」
「当日の服装や名札のことを全く考えてなかった…！自社のスタッフであることがわかるようなアイテムを、今からでも作れないかな…」
などなど…。
こうした抜けに気づくのは、必要なものが揃っているか確認するタイミングであることが多いので、イベント直前（1週間から2～3日前）になってしまいがちです。
とても焦ってしまう場面だとは思いますが、まずは落ち着いてイベント当日までの日数を考え、できることをやっていきましょう。
特に名刺は、入稿時間やデザインにもよりますが、完全データさえあれば翌日納品してくれる印刷会社も少なくありません。
ネット印刷の場合、工場の場所によっては配送に時間がかかることもありますので、配送目安のページなどもよく確認しながら依頼先を探しましょう。
スタッフTシャツや名刺、パネルなどをスピーディーに印刷することが可能です。
※下記数字はあくまで目安となります。
また、都内で生産しているため、都内近郊であれば当社社員が直接お届けすることも可能です。
短納期の場合も、ぜひお気軽にご相談ください。
2.当日(実施期間中)
Aさんの場合Aさん
抽選後には当選者へのグッズ発送も控えてる…」
いよいよ駅貼りピールオフ広告の掲出が始まり、キャンペーン参加者の入力した情報が応募フォームへと届き始めました。さて、ここで必要になってくるのが発送のためのデータ整理です。
利用する配送会社によっては、自宅や会社のプリンターで発送伝票を印刷できるサービスを独自で提供していることがあります。
そのサービスを使用すれば手書きで発送伝票を用意する必要はなくなりますが、そもそも受信した応募情報が間違っていたり、印字サービスの規格に沿っていなかったりすると、せっかく発送しても当選者にプレゼントが届かない可能性もあります。
データ整理やチェックを自社で行うリソースがない場合、梱包・発送と併せて外部へ委託するようにしましょう。
アイテムの制作から発送・同封する挨拶状の印刷まで一括して承ります。
プレゼントのグッズが納品されてから発送前に梱包するまでの間、在庫を保管しておく手間・スペースも削減できます。
また当社はISO/IEC27001の認証を受けており、その規格に則って適切に個人情報を管理しております。発送用データの管理も安心してお任せください。
Bさんの場合
Bさん
チラシなどの営業ツールは、事前に余裕をもって用意することが重要です。EXPO等の場合、全体の来場者数の10％程度を目安にして発注すると安心です。とはいえイベントに想定外はつきもの…。チラシなどは翌日納品が可能なこともあるので、近くの印刷所を探してみましょう。
また、当日のブースの様子や展示物を写真に撮っておくことも重要です。
後日自社サイトに掲載することで、開催期間中にEXPOを訪れることができなかった人にも展示内容を伝えることができます。
それにより、アーカイブそのものを営業ツールとしても活用できます。
チラシ・パンフレットなどの急な増刷から、当日のブース撮影まで広く承ります。自社サイトやSNSにアップするアーカイブも、次回のイベント出展のための記録もお手伝いいたします。
2.アフターフォロー
Aさんの場合Aさん
広告掲出の後には、実施報告書やそれを踏まえた次回施策の検討などが控えているものです。
特にOOH広告の場合、そうした資料に掲出風景を載せたい！と思ってはいても忙しくてなかなか手が回らない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな場合は、運営者の目についたOOH広告を紹介しているホームページを覗いてみたり、SNSで関連ワードを入力して検索してみるのがオススメです。
都内近郊のOOH広告、交通広告などの掲出風景を撮影いたします。また、報告資料のためのデータ整理、資料のリレイアウトなどもお任せください。
当社の制作バックオフィスサービスについてはコチラ
Bさんの場合
Bさん
やっとEXPOが終わってひと段落…と言いたいところかもしれませんが、むしろここからが本番といえるでしょう。当日のブースでの商談はもちろん重要ですが、その後のフォローアップも同じくらい重要です。
メールや電話などの手段で、顧客に対してアプローチをしましょう。
また、EXPOで会話した記憶が薄れないうちにセミナーを開催するというのも有効です。
営業活動をするには、当日貰った名刺をデータ化したり、名刺には載っていない情報を追加したり、といったことが必要になってきます。リードの重複登録や、表記ブレによるデータの散逸などを防ぐには、ルールに則ったデータ入力を行うことが必要です。
名刺取り込みソフトを使っても、最終的には人による判断が必要になるシーンもあります。
本来なら最優先での業務ですが、日々の業務に追われてリードの整理は場当たり的になってしまうことも多いですよね。
そんな時は、データクリーニングを外部に委託することも検討してみてください！
商品紹介のLPや、セミナー用資料の制作を承ります。社内にデザイナーがいるため、構想段階からお話を伺い、意図に沿ったものを制作いたします。
また、データ活用の事前準備も承りますので「製品紹介LP」「製品導入を検討しているリード向けのセミナー資料」「セミナーのお知らせやLP をメールで配信するためのリスト」などを一括で承ります。
当社のLP制作サービスについてはコチラ
さいごに
今回は、イベント運営の流れの中でも「準備」「実施期間中」「アフターフォロー」に焦点をあてて、その時々で発生するお困りごととその解決策をご紹介してきました。
企画からアフターフォローまでの間で、予算や社内のリソース・抱えているその他の業務量などを考慮しながら、必要に応じて外部へ委託しスムーズにイベントの準備を進めましょう！
お問い合わせはコチラ
